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• Preparación Previa a la Reunión:

  •  Definir Objetivos: Establecer los objetivos principales de la reunión. Estos podrían incluir la revisión del desempeño financiero, la discusión de nuevas iniciativas, la resolución de problemas interdepartamentales y la fijación de metas para el próximo trimestre.

  • Creación de la Agenda: Desarrollar una agenda detallada con asignación de tiempo para cada tema. Incluir:

    • Visión general financiera

    • Informes de departamentos (hotel, cada cocina, TI, RRHH, marketing, mantenimiento)

    • Discusiones y planificación estratégica

    • Espacio abierto para preguntas y discusiones interdepartamentales

• Participantes:

  • Jefes de Departamento: Asegurarse de que todos los jefes de departamento estén presentes. Esto incluye:

    • Gerente Financiero

    • Gerente del Hotel

    • Chefs Ejecutivos y Sous Chefs de Panza Verde y Zenique

    • Gerente de Alimentos y Bebidas para Panza Verde

    • Gerente del Restaurante para Zenique

    • Gerentes de Eventos

    • Gerente de TI

    • Gerente de RRHH

    • Gerente de Marketing

    • Gerente de Mantenimiento

  • Participantes Opcionales: Incluir a miembros clave del equipo si es necesario para discusiones específicas.​​

• Logística:

  • Lugar: Elegir un lugar cómodo y tranquilo, preferiblemente dentro de su hotel o una sala de conferencias adecuada.

  • Horario: Programar la reunión en un momento que cause la menor interrupción a las operaciones, quizás durante una parte más tranquila del día.

  • Materiales: Preparar y distribuir los documentos necesarios con antelación, como informes financieros, métricas de rendimiento y cualquier propuesta a discutir.

• Ejecución de la Reunión:

  • Apertura: Comenzar con una breve introducción y revisión de los objetivos y la agenda de la reunión.

  • Informes de Departamentos: Cada jefe de departamento presenta un informe conciso, enfocándose en logros, desafíos y planes.

  • Revisión Financiera: El Gerente Financiero proporciona una visión general del desempeño financiero, destacando métricas clave y áreas de preocupación.

  • Discusiones Estratégicas: Discutir cuestiones estratégicas, colaboraciones interdepartamentales y nuevas iniciativas.

  • Sesión de Preguntas y Respuestas: Abrir el espacio para preguntas y discusiones para abordar cualquier problema o preocupación interdepartamental.

  • Acciones a Seguir: Resumir los puntos clave de acción, asignar responsabilidades y fijar plazos.

• Seguimiento Posterior a la Reunión:

  • Actas de la Reunión: Preparar y distribuir las actas, destacando las decisiones tomadas, acciones a seguir y responsabilidades.

  • Reuniones de Seguimiento: Programar reuniones de seguimiento si es necesario para abordar problemas en curso o proyectos específicos.

• Mejora Continua:

  • Retroalimentación: Recopilar retroalimentación de los participantes sobre la efectividad de la reunión y áreas de mejora.

  • Ajustes: Hacer ajustes para futuras reuniones basados en la retroalimentación recibida.

• Agenda Ejemplo:

    1.   Observaciones de Apertura (10 minutos)

    2.   Visión General Financiera (20 minutos)

    3.   Informe del Departamento del Hotel (15 minutos)

    4.   Informe del Departamento del Eventos (10 minutos)

    5.   Informe del Restaurante Panza Verde (10 minutos)

    6.   Informe del Bistro Zenique (10 minutos)

    7.   Informe de la Cocina de Panza Verde (10 minutos)

    8.   Informe de la Cocina de Zenique (10 minutos)

    9.   Informe del Departamento de TI (10 minutos)

  10.   Informe de RRHH (10 minutos)

  11.   Informe de Marketing (10 minutos)

  12.   Informe de Mantenimiento (10 minutos)

  13.   Discusiones Estratégicas (30 minutos)

  14.   Sesión de Preguntas y Respuestas (20 minutos)

  15.    Resumen de Acciones a Seguir y Observaciones de Cierre (10 minutos)